Kontaktný formulár pre komunikáciu s predsedníčkou – Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky osobné údaje, ako s poskytnutými údajmi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie týkajúce sa spracovania údajov v súvislosti s kontaktným formulárom na webovej stránke predsedníčky Komisie, ktoré vykonáva Generálne riaditeľstvo Európskej komisie pre komunikáciu, Riaditeľstvo B „Stratégia a inštitucionálna komunikácia“, oddelenie B.3 „Webová komunikácia portálu Europa“ (COMM.B.3), sú uvedené nižšie.

Oddelenie Generálneho riaditeľstva pre komunikáciu „Webová komunikácia portálu Europa“ (ďalej len „prevádzkovateľ“) zbiera vaše kontaktné údaje prostredníctvom kontaktného formulára, ktorý je k dispozícií na webovom sídle komisárov (adresa URL: https://commissioners.ec.europa.eu/ursula-von-der-leyen_sk) s cieľom umožniť vám kontaktovať predsedníčku Európskej komisie.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

a) spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie.

To je v súlade s nariadením (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, najmä s článkom 5 ods. 1.

Pri zasielaní e-mailu budete požiadaní, aby ste spolu so svojou správou poskytli tieto osobné údaje:

• vaše meno,
• vaše priezvisko,
• vašu e-mailovú adresu,
• uprednostňovaný jazyk komunikácie.

V rámci svojej žiadosti neuvádzajte žiadne citlivé osobné údaje, napríklad informácie o vašom osobnom zdravotnom stave alebo finančnej situácii.

Prevádzkovateľ uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu zberu alebo ďalšieho spracúvania.

Osobné údaje sa uchovávajú dovtedy, kým sú potrebné následné opatrenia v nadväznosti na spätnú väzbu poskytnutú prostredníctvom kontaktného formulára, nevyhnutné na účel (-y) spracúvania osobných údajov, a nie dlhšie ako dva (2) roky od dátumu predloženia spätnej väzby.

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie alebo na serveroch jej dodávateľov, ktoré sa všetky nachádzajú v EÚ. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Na účely ochrany vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie podľa zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahujú povinnosti vyplývajúce z právnych predpisov a v prípade potreby aj dodatočné dohody o mlčanlivosti.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou prípadov, keď to v príslušnom rozsahu a na príslušný účel ukladá zákon.

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Ak ste prevádzkovateľovi poskytli súhlas s touto spracovateľskou operáciou, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať príslušným oznámením prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčné označenie záznamu, ako sa uvádza v bode 10).

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa, Generálne riaditeľstvo pre komunikáciu, oddelenie „Webová komunikácia portálu Europa“, e-mailová adresa:  europamanagementec [dot] europa [dot] eu (europamanagement[at]ec[dot]europa[dot]eu).

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00083.