Puheenjohtajan yhteydenottolomake – tietosuojaseloste

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä henkilötietoja koskevia oikeuksia rekisteröidyllä on. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan komission viestinnän pääosaston osasto B:n (Strategia ja konserniviestintä) B.3-yksikön (Europa-verkkoviestintä, COMM.B.3) suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää Euroopan komission puheenjohtajan verkkosivulla olevan yhteydenottolomakkeen yhteydessä.

Viestinnän pääosaston yksikkö ”Europa-verkkoviestintä” (jäljempänä ’rekisterinpitäjä’) kerää yhteystietoja Komissaarit-verkkosivustolla olevan yhteystietolomakkeen käytön yhteydessä (verkko-osoite: https://commissioners.ec.europa.eu/ursula-von-der-leyen_en). Osoitteessa olevalla lomakkeella voi ottaa yhteyttä Euroopan komission puheenjohtajaan.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

Henkilötietoja käsitellään, koska:

käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Käsittelyssä noudatetaan luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725, ja erityisesti sen 5 artiklan 1 kohtaa.

Viestin lähettämisen yhteydessä rekisteröityä pyydetään antamaan seuraavat henkilötiedot:

• etunimi
• sukunimi
• sähköpostiosoite
• ensisijainen yhteydenottokieli

Rekisteröidyn ei tule antaa arkaluonteisia henkilötietoja, kuten omaa terveydentilaa tai taloudellista tilannetta koskevia tietoja.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoituksen täyttämistä tai jatkokäsittelyä varten.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin palautelomakkeella annetun palautteen seurantatoimet edellyttävät henkilötietojen käsittelyä ja enintään kaksi (2) vuotta palautteen antamispäivästä.

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille, jotka sijaitsevat aina EU:n alueella. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46, joka koskee viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuutta Euroopan komissiossa.

Komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Teknisillä toimenpiteillä varmistetaan verkkoturvallisuus ja pienennetään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin voivat tutustua vain valtuutetut henkilöt, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle tiedonsaantitarpeen perusteella. Kyseisen henkilöstön on noudatettava luottamuksellisuutta koskevien henkilöstösääntöjen mukaisia sopimuksia ja tarvittaessa myös muita lakisääteisiä salassapitosopimuksia.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille muutoin kuin lain edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Jos rekisteröity on antanut rekisterinpitäjälle suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, hän voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuuteen.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun voi ottaa tarvittaessa yhteyttä. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa kuvaus niistä (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla).

• Rekisterinpitäjä

Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan tai hänellä on kysymyksiä, kommentteja tai huolenaiheita tai hän haluaa tehdä valituksen henkilötietojensa keräämisestä ja käytöstä, hänen tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään: Euroopan komission viestinnän pääosasto, yksikkö ”Europa-verkkoviestintä”. Lähetä viestisi s-postiosoitteeseen:  europamanagementec [dot] europa [dot] eu (europamanagement[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Komission tietosuojavastaava

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00083.