Formularz do kontaktu z przewodniczącą – Oświadczenie o ochronie prywatności

Komisja Europejska (zwana dalej „Komisją”) jest zobowiązana do ochrony danych osobowych i do poszanowania prywatności osób, których dane dotyczą. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającym rozporządzenie (WE) nr 45/2001).

W tym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniono, dlaczego przetwarzamy przekazane dane osobowe, w jaki sposób je gromadzimy i przetwarzamy oraz jak zapewniamy ich ochronę, a także w jaki sposób wykorzystywane są pozyskiwane informacje oraz jakie prawa przysługują osobom, których dotyczą dane, w odniesieniu do ich danych. Podajemy również dane kontaktowe właściwego administratora danych, u którego można dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Poniżej przedstawiono informacje dotyczące przetwarzania danych w przypadku skorzystania z formularza kontaktowego zamieszczonego na stronie internetowej przewodniczącego Komisji Europejskiej prowadzonej przez Dyrekcję Generalną ds. Komunikacji Społecznej Komisji Europejskiej, Dyrekcja B „Strategia i Komunikacja Instytucyjna”, Dział B.3 Komunikacji Internetowej „Europa” (COMM.B.3).

DG ds. Komunikacji Społecznej, Dział Komunikacji Internetowej „Europa” (zwany dalej administratorem danych) zbiera informacje za pomocą formularza kontaktowego udostępnionego na stronie internetowej komisarzy (adres URL: https://commissioners.ec.europa.eu/ursula-von-der-leyen_en) w celu umożliwienia kontaktu z przewodniczącym Komisji.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.

Przetwarzamy dane osobowe, ponieważ:

(a) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii.

Jest to zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych, w szczególności jego art. 5 ust. 1.

Wysyłając e-mail, zostaną Państwo poproszeni o podanie wraz z wiadomością następujących danych osobowych:

• imię
• nazwisko
• adres e-mail
• preferowany język do korespondencji

W ramach zapytania nie należy podawać żadnych wrażliwych danych osobowych, na przykład informacji na temat stanu zdrowia lub sytuacji finansowej.

Administrator danych przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres konieczny do osiągnięcia celu, w którym dane te były gromadzone lub przetwarzane.

Dane osobowe są przechowywane przez okres, w którym podejmowanie działań następczych w związku z informacjami zwrotnymi przekazanymi za pośrednictwem formularzy kontaktowych jest konieczne w odniesieniu do celu lub celów przetwarzania danych osobowych. Okres ten nie przekracza dwóch lat od daty przekazania danych.

Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (wiadomości e-mail, dokumenty, bazy danych, przesłane zestawy danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej lub jej podwykonawców, które znajdują się w UE. Wszystkie operacje przetwarzania danych prowadzone są zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.

W celu ochrony danych osobowych Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa online, ryzyka utraty danych, modyfikowania danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz charakterem przetwarzanych danych osobowych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych – dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, które z uzasadnionych względów muszą mieć do nich dostęp na potrzeby danej operacji przetwarzania.

Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za prowadzenie danej operacji przetwarzania danych oraz upoważnieni pracownicy zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy ci przestrzegają regulaminowych, a także – w razie potrzeby – dodatkowych zobowiązań do zachowania poufności.

Informacje, które gromadzimy, nie zostaną przekazane żadnej innej osobie trzeciej, o ile nie zostaniemy do tego zobowiązani – w określonym zakresie i w konkretnym celu – na mocy prawa.

Zgodnie z przepisami rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725 „osobom, których dane dotyczą” przysługują szczególne prawa, w szczególności prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W stosownych przypadkach osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawo do przenoszenia danych.

Jeżeli przekazali Państwo kontrolerowi danych zgodę na niniejszą operacją przetwarzania, mogą Państwo w każdej chwili wycofać tę zgodę, powiadamiając administratora danych. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem operacji przetwarzania danych dokonanych przed wycofaniem zgody.

Mogą Państwo dochodzić swoich praw, kontaktując się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby można również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe tych organów podano poniżej w punkcie 9.

Korzystając z tych praw w odniesieniu do konkretnej operacji przetwarzania, należy w przesłanym wniosku podać opis tej operacji (tj. numer w rejestrze podany w punkcie 10 poniżej).

• Administrator danych

Jeżeli chcą Państwo dochodzić swoich praw na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub jeśli mają Państwo uwagi, pytania lub zastrzeżenia, bądź też jeżeli chcieliby Państwo złożyć skargę dotyczącą gromadzenia i wykorzystania Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt z administratorem danych – Dyrekcją Generalną ds. Komunikacji Społecznej, Dział Komunikacji Internetowej „Europa”. Adres e-mail do kontaktu: europamanagementec [dot] europa [dot] eu (europamanagement[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Inspektor ochrony danych Komisji Europejskiej

W odniesieniu do kwestii związanych z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można kontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)

Osoby, których dotyczą dane, mają prawo odwołać się (wnieść skargę) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)), jeżeli uznają, że w wyniku przetwarzania ich danych osobowych przez administratora danych zostały naruszone ich prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Inspektor ochrony danych w Komisji publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta konkretna operacja przetwarzania została wpisana do rejestru publicznego inspektora ochrony danych pod następującym numerem: DPR-EC-00083.