Kontaktformular Präsidentin – Datenschutzerklärung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „die Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält sie die Kontaktangaben des zuständigen Verantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Kontaktformular auf der Website der Kommissionspräsidentin. Das Formular wurde von der Generaldirektion Kommunikation der Europäischen Kommission, Direktion B „Strategie und institutionelle Kommunikation“, Referat B.3 „Europa-Webkommunikation“ (COMM.B.3) erstellt.

Das Referat „Europa-Webkommunikation“ der GD Kommunikation (im Folgenden „Datenverantwortlicher“) erhebt Ihre Kontaktdaten über ein Kontaktformular, das auf der Website der Kommissionsmitglieder zur Verfügung gestellt wird (URL-Adresse: https://commissioners.ec.europa.eu/ursula-von-der-leyen_de), um Ihnen Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit der Präsidentin der Europäischen Kommission zu geben.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

a) Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.

Dies geschieht im Einklang mit der Verordnung (EU) 2018/1725 vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr, insbesondere Artikel 5 Absatz 1.

Wenn Sie eine E-Mail senden, werden Sie gebeten, zusammen mit Ihrer Nachricht die folgenden personenbezogenen Daten anzugeben:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• bevorzugte Kontaktsprache

Bitte geben Sie in Ihrer Nachricht keine sensiblen personenbezogenen Daten an, z. B. zu Ihrer persönlichen gesundheitlichen oder finanziellen Situation.

Ihre personenbezogenen Daten werden vom Verantwortlichen nur so lange gespeichert, wie dies für den Zweck der Erfassung der Daten oder für die Weiterverarbeitung erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die weitere Bearbeitung des mit dem Kontaktformular übermittelten Feedbacks zur Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, in keinem Fall jedoch länger als zwei (2) Jahre ab dem Datum der Übermittlung des Feedbacks.

Alle personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden entweder auf den Servern der Kommission oder auf denen ihrer Auftragnehmer gespeichert, die sich allesamt innerhalb der EU befinden. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr des unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme. Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Die Kommission gibt von ihr erhobene Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

Als „betroffene Person“ gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 genießen Sie besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Gegebenenfalls steht Ihnen auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten oder das Recht auf Datenportabilität zu.

Eine dem Datenverantwortlichen im Rahmen dieses Verarbeitungsvorgangs erteilte Einwilligung können Sie jederzeit per Mitteilung an den Datenverantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor Ihrem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge wahrnehmen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

• Datenverantwortlicher

Wenden Sie sich im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725, mit Bemerkungen, Fragen oder Bedenken sowie mit Beschwerden über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bitte an den Datenverantwortlichen der Generaldirektion Kommunikation, Referat „Europa-Webkommunikation“:  europamanagementec [dot] europa [dot] eu (europamanagement[at]ec[dot]europa[dot]eu)

• Datenschutzbeauftragter der Kommission

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) wenden.

• Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) Beschwerde einlegen.

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00083