Contactformulier voorzitter – Privacyverklaring

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop we alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt ook de contactgegevens van de gegevensbeheerder bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de gegevensverwerking door DG Communicatie van de Europese Commissie, directoraat B “Strategie en communicatie”, eenheid B.3 “Europa Web Communication” (COMM.B.3) via het formulier op de webpagina van de voorzitter van de Commissie.

De eenheid “Europa Web Communication” van DG Communicatie (hierna “de gegevensbeheerder”) verzamelt uw gegevens via een formulier op de website van de Commissarissen (https://commissioners.ec.europa.eu/ursula-von-der-leyen_en) om via een tussenpersoon contact op te nemen met de voorzitter van de Europese Commissie.

Uw persoonsgegevens zullen niet gebruikt worden voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:

de verwerking noodzakelijk is voor het verrichten van taken in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;

dit is overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, met name artikel 5, lid 1.

Wanneer u een e-mail verstuurt, wordt u verzocht om samen met uw bericht de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

• uw voornaam
• uw achternaam
• uw e-mailadres
• uw voorkeurstaal voor correspondentie

Geef geen vertrouwelijke persoonlijke informatie in uw e-mail, zoals informatie over uw persoonlijke gezondheid of financiële situatie.

De gegevensbeheerder bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verder zijn verwerkt.

Persoonsgegevens worden bewaard zolang follow-up noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking van die gegevens, en niet langer dan twee (2) jaar na de datum van indiening ervan.

Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Commissie of van haar contractanten, die zich allemaal binnen de EU bevinden. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Zij zijn afgestemd op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.

Medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van uw persoonsgegevens krijgen toegang tot die gegevens volgens het ‘need-to-know’-principe. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en, waar nodig, aanvullende regels inzake vertrouwelijkheid.

De door ons verzamelde gegevens worden niet doorgegeven aan derden, behalve wanneer en voor zover we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Als betrokkene heeft u op grond van hoofdstuk III (artikelen 14-25) van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, met name het recht op inzage, rectificatie of het verwijderen van uw persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Voor zover van toepassing heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking of het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Indien u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door de gegevensbeheerder hiervan in kennis te stellen. Die intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking als die heeft plaatsgevonden voordat u uw toestemming heeft ingetrokken.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de gegevensbeheerder of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, dient u de omschrijving (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals vermeld onder punt 10) in uw verzoek te vermelden.

• De gegevensbeheerder

Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen of als u opmerkingen, vragen of zorgen heeft, of indien u een klacht wilt indienen over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de gegevensbeheerder, directoraat-generaal Communicatie, eenheid “Europa Web Communication”, op dit e-mailadres:  europamanagementec [dot] europa [dot] eu (europamanagement[at]ec[dot]europa[dot]eu).

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

U heeft het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de gegevensbeheerder zijn geschonden.

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00083.